ホームページリニューアルの社内体制：役割分担の表と会議・確認の回し方

ホームページのリニューアルを任されたものの、部署から原稿が集まらない、確認の返事がそろわない、公開の直前に役員の一言でデザインが戻る。リニューアルが遅れる原因は、制作会社の作業よりも、発注する側の社内体制にあることが少なくありません。

この記事は、従業員10〜300名程度の会社で、総務・広報・営業企画などの立場からホームページのリニューアルを担当する人に向けて、社内の役割分担と、会議・確認の回し方をまとめたものです。役割分担の表、会議の表、詰まりと対処の表は、そのまま社内資料の下書きに使えます。

結論を先に書くと、キックオフの前に「誰が最終的に決めるか」「誰が制作会社との窓口か」「誰がどの原稿をいつまでに出すか」の3点を文書にし、社内と制作会社で共有することが、リニューアルの社内体制づくりの中心です。

リニューアルの社内体制で最初に決めること

ホームページのリニューアルは、制作会社に依頼すれば終わる仕事ではありません。会社の情報を出す、ページの構成やデザインを選ぶ、原稿や写真の内容を確認する、公開してよいかを判断する、といった作業は発注する会社の側にしかできないからです。リニューアル全体の手順はコーポレートサイトのリニューアルの進め方で説明しているため、この記事では「社内の誰が何をするか」に絞って書きます。

体制を考えるときの参考になるのが、IPA（情報処理推進機構）と経済産業省が公開している情報システム・モデル取引・契約書（第二版）です。システム開発向けのモデル契約ですが、発注する側と受注する側がそれぞれ「責任者」を選ぶこと、責任者の下に日常の連絡と調整を行う「主任担当者」を置き、相手方への依頼や連絡は原則として主任担当者を通じて行うこと、進捗や課題を話し合う「連絡協議会」を定期的に開くことが、条文の形で示されています（2026年11月時点で公開されているひな型で確認）。発注する側の責任者には、要件定義書の確定や納入物の検収などの権限と責任があると書かれています。

ホームページのリニューアルでも、「決める人」「つなぐ人」「定期的に話す場」という考え方はそのまま使えます。最初に決めるのは次の4つです。

• 決裁者：予算・公開日・デザインの方向性など、最終的に決める人
• プロジェクト責任者：社内の意見をまとめ、日々の判断をする人
• 窓口担当：制作会社とのやり取りを一本にまとめる人
• 原稿担当：部署ごとに原稿・写真・資料を出す人

予算の承認を得る段階で体制案も一緒に示しておくと、決裁者が「誰が進めるのか」を把握したうえで判断できます。稟議書に書く項目はホームページリニューアルの稟議書の書き方を参考にしてください。

社内の役割分担の表

次の表は、リニューアルで社内に置く役割と、それぞれの仕事、決めておく権限の例です。会社の規模によっては1人が複数の役割を兼ねます。兼ねる場合も「いまどの役割として動いているか」を分けて考えると、判断の抜けが減ります。

表の中で特に大切なのは、プロジェクト責任者が「決裁者に上げずに決めてよい範囲」をはっきりさせておくことです。この範囲が決まっていないと、細かな文言の修正まで決裁者の確認待ちになり、進行が止まります。反対に、デザインの方向性やトップページの構成のように、後から変えると手戻りが大きいものは、早い段階で決裁者に見てもらいます。

窓口担当は1人に決めます。制作会社に複数の人から別々に依頼が届くと、どれが会社としての決定なのかが分からなくなるためです。営業部長と広報担当がそれぞれ制作会社に修正を頼み、内容が食い違う、といった混乱は窓口を一本にすると防げます。

社内体制の決め方の手順

体制は、次の順番で決めると抜けが出にくくなります。手順ごとに決めた内容は、最後に1枚の体制表にまとめます。

1. 目的と範囲を確認する：リニューアルの目的、対象のページ、公開したい時期を1枚にまとめる。
2. 決裁者と、決裁が必要な節目を決める：例えば「サイトの構成（サイトマップ）」「デザイン案」「公開前の最終確認」の3つの節目で承認を得る、と決める。
3. プロジェクト責任者と窓口担当を決める：兼務の場合は、上長と相談して、リニューアルにあてる時間（週〇時間など）を決めておく。
4. ページごとに原稿担当を決める：ページの一覧に「担当部署」「担当者」「原稿の締切」の列を足す。
5. 体制表を作り、社内と制作会社に共有する：役割・氏名・連絡方法・代理を1枚にまとめる。
6. キックオフで体制表を説明する：各部署の上長にも出てもらい、原稿の作成を業務として認めてもらう。

見落とされやすいのは、6の「部署の上長の了承」です。原稿担当は通常の業務と並行して原稿を書くため、上長が把握していないと後回しになりがちです。キックオフか、その前の会議で、リニューアルが会社の仕事であることを決裁者から伝えてもらうと、締切が守られやすくなります。

会社の規模によって、体制の組み方は変わります。部署が少ない会社では、経営者が決裁者とプロジェクト責任者を兼ね、窓口担当が原稿の取りまとめまで担う形が考えられます。部署が多い会社では、部署ごとに原稿担当を置き、窓口担当は締切の管理と確認の取りまとめに専念する形が向いています。どちらの場合も、決裁者と窓口担当の名前が体制表に書かれていることが出発点です。

会議の種類と頻度の決め方

会議は「社内だけの会議」と「制作会社との会議」に分けて考えます。制作会社との会議の前に社内で意見をそろえておくと、会議の場で社内の議論が始まり、確認したいことが話し合えないまま時間が終わる、という事態を防げます。

頻度は、工程によって変えるのが現実的です。サイトの構成やデザインを決める時期は判断することが多いため間隔を短くし、制作会社が実装を進める時期は間隔を空けます。工程ごとの期間の目安はコーポレートサイト制作の期間とスケジュールにまとめています。

会議のたびに、窓口担当が議事録を残します。書く項目は「決まったこと」「決まっていないこと（次回までに誰が決めるか）」「宿題（担当者と期限）」の3つで足ります。議事録は制作会社と共有し、内容に違いがあればその日のうちに直します。決まったことが記録に残っていれば、後から「聞いていない」という意見が出たときにも、いつ誰が決めたかを示せます。

確認と承認の回し方

リニューアルでは、サイトマップ、ワイヤーフレーム、デザイン案、原稿、テストサイトなど、確認するものが何度も出てきます。確認のたびに回し方を考えていると時間がかかるため、最初に流れを決めて体制表に書いておきます。

1. 制作会社から窓口担当に確認の依頼が届く。
2. 窓口担当が、確認する人と返事の締切（〇営業日後など）を決めて社内に回す。
3. 原稿担当・確認担当が、自分の担当範囲を確認して窓口担当に返す。
4. プロジェクト責任者が、意見の食い違いを整理し、採用する意見を決める。
5. 節目の成果物（サイトマップ、デザイン案、公開前のテストサイト）は決裁者の承認を得る。
6. 窓口担当が、修正内容を一つの一覧にまとめて制作会社に返す。

大切なのは、社内の意見をそのまま制作会社に転送しないことです。同じ箇所に違う意見が付いたまま返すと、制作会社はどちらに合わせればよいか判断できません。意見の食い違いは社内で結論を出し、「どのページの・どこを・どう直すか」の形にして返します。修正依頼の書き方と修正回数の考え方はホームページ制作の修正依頼の進め方で説明しています。

決裁者の確認は、最後にまとめて行うのではなく、節目ごとに行います。公開の直前に初めてデザインを見た決裁者が方向性を変えると、それまでの作業の多くがやり直しになります。決裁者の時間が取りにくい場合は、判断してほしい点を絞った資料を用意し、短い時間で決められるようにします。承認はメールなど記録が残る形でもらい、議事録と一緒に保管します。

確認の締切までに返事がない場合の扱いも、最初に決めておきます。「締切までに返事がなければ修正なしとして進める」と体制表に書き、キックオフで全員に伝えておくと、返事待ちで工程が止まることを減らせます。

よくある詰まりと対処

リニューアルの途中で起きやすい詰まりと、その原因、対処を表にまとめました。多くは、体制表と確認の流れを最初に決めておくことで防げます。

原稿の遅れは、公開日の遅れに直結します。誰がどのページを書くかの分担と、ページ別の原稿シートの作り方はホームページの原稿の書き方で説明しています。

ドメインとサーバーの名義、ログイン情報の確認は、リニューアルの初期に済ませておきます。公開の作業ではドメインの設定を変えることがあり、そのときに情報が分からないと公開日が延びるためです。確認の方法はドメイン・サーバーは自社と制作会社どちらの名義で管理するかを参照してください。

公開前後に体制で決めておくこと

公開が近づくと、社内で決めることが増えます。公開日と時刻、公開を最終的に判断する人、公開当日に表示を確認する人、取引先や社内への告知の担当、公開後に不具合が見つかったときの連絡先を、体制表に書き足しておきます。

URLが変わる場合は、古いURLから新しいURLへの転送（リダイレクト）を誰が確認するかも決めます。Google のURL の変更を伴うサイト移転に関するドキュメントでは、古いURLを対応する新しいURLへ転送すること、リダイレクトをできるだけ長く（一般的には1年以上）保持すること、移転中は掲載順位が一時的に変動する場合があることが説明されています（2026年11月時点）。転送の一覧表を制作会社が作る場合でも、どのページが会社にとって大切かを判断できるのは社内の担当者です。手順はサイトリニューアルで検索順位を落とさないURL変更とリダイレクトの手順で説明しています。

公開後は、プロジェクトの体制から運用の体制に切り替えます。誰がお知らせを更新し、誰が承認するか、制作会社にどこまで頼むかを決めてから、プロジェクトを閉じます。リニューアルの体制のまま公開後の担当を決めずに解散すると、更新の担当があいまいになり、情報が古いまま残る原因になります。

社内で回す範囲と、制作会社に任せる範囲

社内の人手が足りない場合は、作業の一部を制作会社に任せる方法があります。例えば、進行の管理、部署へのヒアリングをもとにした原稿の作成、写真撮影の手配などです。どこまで任せるかで見積もりの金額は変わるため、依頼の段階で「社内でできること」と「任せたいこと」を分けて伝えます。

一方で、任せられないこともあります。リニューアルの目的と予算の決定、公開してよいかの判断、掲載する内容が事実かどうかの確認は、発注する会社にしかできません。制作会社に多くを任せる場合でも、決裁者と窓口担当は社内に置く必要があります。

フェニックスデザイン株式会社（埼玉県八潮市）のコーポレートサイト制作は、ライトプランが600,000円〜（税別、5ページ前後）です。料金は、原稿を貴社で用意するか当社がヒアリングから作成するか、写真を既存の素材にするか撮影するかで変わり、お見積りにはそれぞれの内訳を記載します。社内の体制や人手に合わせた進め方は、お問い合わせ・無料相談からご相談いただけます。

よくあるご質問

担当者が1人しかいない会社でも、体制表は必要ですか？

必要です。担当者が1人でも、決裁者が誰か、どの節目で承認を得るか、原稿を誰に頼むかを書いておくと、確認の漏れと手戻りを減らせます。1人で複数の役割を兼ねる場合は、体制表に同じ名前を並べて書いて構いません。

決裁者が会議に出られない場合はどうすればよいですか？

すべての会議に出てもらう必要はありません。サイトの構成、デザイン案、公開前の最終確認など、決裁が必要な節目だけ時間をもらいます。出られない場合は、判断してほしい点を絞った資料を渡し、承認をメールなど記録の残る形でもらいます。

部署が原稿の作成に協力してくれない場合は？

原稿の作成が会社の仕事であることを、決裁者から各部署の上長に伝えてもらうのが先です。そのうえで、項目と文字数の目安を書いた原稿シートを渡すか、短いヒアリングをして窓口担当や制作会社が下書きし、部署には事実の確認だけを頼む方法もあります。

リニューアルの途中で窓口担当が変わる場合はどうしますか？

変わることが決まった時点で、制作会社に書面やメールで知らせ、体制表を更新します。前述のモデル契約でも、責任者や主任担当者を変える場合は事前に書面で相手方に知らせる形になっています。議事録と確認の履歴を共有フォルダにまとめておくと、引き継ぎが短く済みます。

まとめ

• キックオフの前に、決裁者・プロジェクト責任者・窓口担当・原稿担当を決め、1枚の体制表にして社内と制作会社で共有する。
• プロジェクト責任者が決めてよい範囲と、決裁者の承認が必要な節目（構成・デザイン案・公開前）を分けておく。
• 会議は社内の事前すり合わせと制作会社との定例会議に分け、頻度は工程に合わせて変える。議事録には決まったこと・宿題・期限を残す。
• 確認は「誰が・何を・いつまでに」を決めて回し、社内の意見をまとめてから一つの一覧で制作会社に返す。
• 公開前後の担当、リダイレクトの確認、公開後の運用の担当まで決めてからプロジェクトを閉じる。