社員の写真のホームページ掲載と同意：同意書の項目例と退職後の扱い

会社のホームページや採用サイトに社員の写真を載せたいが、本人の同意はどう取ればよいのか。退職した社員の写真はいつまで載せてよいのか。SNSに投稿する場合は何が違うのか。社員の写真を使う場面では、こうした疑問が出てきます。

この記事は、従業員10〜300名程度の会社で、ホームページ・採用サイト・SNSに社員の写真を載せる総務・広報・採用の担当者に向けて、掲載前の同意の取り方、同意書に入れる項目の例、退職後の扱い、個人情報保護法との関係を整理したものです。法律に関わる部分は、個人情報保護委員会・文化庁・厚生労働省の公式の情報で確認できた範囲に限って書いています（2026年11月時点）。

結論を先に書くと、顔が分かる社員の写真をホームページに載せるときは、掲載する媒体・一緒に出す情報・掲載期間・退職後の扱い・取り消しの方法を書いた同意書で、本人の同意を書面で得ておくのが安全です。法律上どこまで必要かは事情によって変わるため、最終的な判断は弁護士などの専門家に確認してください。

社員の写真の掲載で関わる権利と法律

社員の写真をホームページに載せるときに関わるのは、主に「肖像権」「個人情報保護法」「著作権」の3つです。採用サイトでは、これに求人情報のルールが加わります。それぞれ守るものと確認先が違うため、分けて考えます。

肖像権について、文化庁の著作権テキスト（令和8年度版）は、「肖像権」は自己の氏名や肖像をみだりに他人に公開されない権利で、プライバシー権の一種とされ、法律で規定したものはなく判例によって確立された権利だと説明しています。法律に「これをすれば足りる」という基準が書かれていないため、会社としては本人の同意を得て、その記録を残しておくことが基本の対応になります。

撮影を外注した写真の著作権の扱いや撮影の準備はホームページの写真撮影と素材写真の使い方で、制作会社との契約で確認する点はホームページ制作の契約書で確認することで説明しています。この記事では、写っている社員本人の同意と、その後の管理に絞ります。

個人情報保護法との関係（個人情報保護委員会のQ&A）

個人情報保護委員会が公開している「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&Aには、社員の写真に関係する回答がいくつかあります。2026年11月11日時点で確認できた内容は次のとおりです。

• Q1-20：従業員に関する情報であっても、個人情報の定義に当たる場合は、個人情報保護法の規律に従って取り扱う必要がある。
• Q7-11：会社の行事で撮影した写真を社内に展示する場合について、本人を判別できる写真の画像は一般に個人情報に当たるが、個人データ（個人情報データベース等を構成する個人情報）ではないと解されるため、同意を得ずに展示しても第三者提供の制限（法第27条第1項）に違反するおそれはないと解される。ただし、利用目的の通知または公表は必要（法第21条第1項）。また、プライバシーの権利や肖像権の侵害に当たる場合もあるため、展示期間を限定する、不特定多数の者への提供の際には自主的に本人の同意を得る、などの取り組みが望ましい。
• Q5-2：法律に個人情報の保存期間や廃棄の時期の定めはないが、個人データを利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めなければならない（法第22条）。
• Q9-22：退職した社員の個人情報も、取得時に特定した利用目的の範囲内で利用できるが、その利用目的が達成されたときは、保有個人データの消去の請求に応じる義務があると考えられる。

Q7-11 は社内での展示についての回答ですが、ホームページは不特定多数の人が見る場所です。回答の後半にある「不特定多数の者への提供に際しては自主的に本人の同意を得る等の取組が望ましい」という考え方からすると、ホームページへの掲載では本人の同意を得ておくのが無理のない対応です。なお、医療・介護関係事業者向けのガイダンスに関するQ&A（Q4-15）では、行事などでの利用者の写真をホームページに掲載する場合について、個人を識別できる写真は個人情報に当たり、第三者の閲覧に供する際には本人の同意を得る必要があると回答しています。医療・介護の分野の利用者についての回答ですが、ホームページへの掲載を慎重に扱う考え方として参考になります。

写真が「個人データ」や「保有個人データ」に当たるかどうかは、写真を氏名で検索できる形で管理しているかなど、管理の仕方によって変わる場合があります。社員への利用目的の示し方も会社によって違います。どの規定がどう当てはまるかは、弁護士や個人情報保護委員会の個人情報保護法相談ダイヤルに確認してください。社外向けのプライバシーポリシーの書き方はプライバシーポリシーの書き方で説明しています。

また、個人情報保護法は、2026年7月17日に改正法が公布され、施行は原則として公布の日から2年を超えない範囲内とされています（個人情報保護委員会の案内）。16歳未満の本人の扱いや顔特徴データ等の扱いなどが見直されるため、掲載のルールを作るときは、ガイドラインやQ&Aが改訂されていないかを確認してください。

同意の取り方の手順

同意は、撮影の当日にその場で口頭で取るのではなく、撮影の前に説明し、書面で残します。手順は次のとおりです。

1. 掲載の計画を決める：どのページ・どの媒体に、どの写真を、いつまで載せるかを決める。
2. 撮影の前に本人に説明する：目的・媒体・一緒に出す情報・退職後の扱いを説明し、断ってもよいことを伝える。
3. 同意書で範囲を確認する：媒体ごとにチェック欄を設け、本人が範囲を選べるようにする。
4. 掲載する前に写真を本人に見せる：使うカットと、名前・肩書・インタビューの文章を確認してもらう。
5. 記録を残す：同意書を保管し、写真の管理表に同意の範囲と日付を書く。

社員は会社との雇用関係にあるため、写真の掲載を頼まれると断りにくいと感じる人もいます。説明のときに「断っても評価や処遇には関係しない」ことをはっきり伝え、顔を写さないカット（後ろ姿、手元、遠景）も用意しておくと、本人が選びやすくなります。顔は出してよいが名前は出したくない、採用サイトはよいがSNSは避けたい、といった希望にも、媒体ごとのチェック欄で応えられます。

集合写真や職場の風景写真では、写っている全員から同意を得るのが難しい場合があります。掲載に同意していない人が顔の分かる形で写っているときは、トリミングする、別のカットを使う、ぼかしを入れるなどで対応します。協力会社の人や派遣社員など、自社の社員以外の人が写る場合は、本人に加えて所属先の会社にも確認しておくと安心です。

同意書に入れる項目の例

次の表は、社員の写真の掲載についての同意書に入れる項目と、書く内容の例です。社内の書式に合わせて使ってください。最終的な文面は、就業規則など社内規程との整合も含めて、弁護士や社会保険労務士に確認することをおすすめします。

文面の例は、項目のイメージをつかむためのものです。媒体の名前や期間は、実際に使う予定のものだけを書きます。使う予定のない媒体まで並べると、本人がどこに載るのかを把握しにくくなります。

退職後の扱いの決め方

個人情報保護委員会の Q5-2 のとおり、法律には個人情報の保存期間の定めがありません。そのため、退職した社員の写真をいつまで、どのように扱うかは、会社が決めて同意書に書いておくことが大切です。主な選択肢は次の4つです。

どの方法を選んだ場合でも、本人から削除の申し出があったときに、すぐ差し替えられる準備をしておきます。前述の Q9-22 では、退職した社員の保有個人データについて、利用目的が達成されたときは消去の請求に応じる義務があると考えられる、としています。写真がこの「保有個人データ」に当たるかどうかは管理の仕方によって変わる場合がありますが、申し出があれば速やかに対応するのが実務上の基本です。

退職の手続きには、写真の確認を項目として入れておきます。確認する場所は次のとおりです。

• ホームページ・採用サイトの各ページ（トップのスライド、社員紹介、インタビュー、ブログ）
• サーバー上の画像ファイル（WordPress では、ページから写真を外してもメディアライブラリに画像が残り、画像のURLを開くと表示される場合がある）
• PDFの会社案内・採用パンフレット
• 会社の公式SNSの過去の投稿
• 求人媒体など、外部のサービスに登録した写真
• 制作会社の制作実績のページ

ページから写真を削除しても、しばらくは検索エンジンの画像検索に残ることがあります。Search Console を使っている場合は、Search Console の削除ツールで、自社のサイトのページや画像のURLを約6か月間、検索結果から一時的に非表示にできます。恒久的に検索結果から消すには、サイト側で画像ファイルそのものを削除するなどの対応が必要です。

採用サイトとSNSで使うときの注意

採用サイトでは、社員の写真と一緒に氏名・入社年・仕事の内容・インタビューを載せることが多く、写真だけの場合より個人が特定されやすくなります。同意書では、写真とインタビューの文章をセットで確認してもらいます。質問の作り方は社員インタビューは求職者のために、採用サイトに載せるコンテンツの全体は採用サイトに必須のコンテンツとはで説明しています。

採用サイトの情報には、職業安定法のルールも関わります。厚生労働省の求人企業向けのリーフレットでは、2022年10月1日施行の改正で、求人企業に求人情報や自社に関する情報の的確な表示が義務付けられたこと、虚偽の表示や誤解を生じさせる表示をしてはならないこと、求人情報を正確・最新の内容に保たなければならないこと、ウェブサイトも対象の手段に含まれることが説明されています。社員の写真やインタビューがこのルールの中でどう扱われるかは、リーフレットには具体的に書かれていません。ただ、退職した社員のインタビューを現在の社員の声として載せ続けると、求職者に職場の様子を誤って伝えるおそれがあります。インタビューには取材の時期（〇年〇月取材など）と当時の所属を書き、退職や異動があれば見直します。

SNSに投稿した写真は、ほかの利用者に保存されたり共有されたりすることがあり、会社が投稿を削除しても、すべてを消せるとは限りません。同意書ではSNSを別の項目にし、本人に「投稿を削除しても、第三者が保存したものは消せない場合がある」ことを説明しておきます。また、スマートフォンで撮影した写真には、端末の設定によって撮影場所の位置情報が記録される場合があります。社員の自宅や通勤経路が分かる写真は使わず、投稿の前に写り込みと位置情報を確認します。

社員が個人のSNSアカウントで職場の写真を投稿する場合のルールも、社内で決めておきます。写っている同僚の同意がないまま投稿されると、会社が同意を得た範囲を超えて写真が広がるためです。

写真の管理表をつくる

同意の範囲と掲載先を後から確認できるように、写真の管理表を作ります。退職や同意の取り消しがあったときに、どの写真をどこから外せばよいかがすぐに分かります。

管理表は総務か広報の担当者1人が責任を持って更新し、退職の手続きのチェックリストと結び付けておきます。新しく始めるSNSなど、同意を得たときになかった媒体に既存の写真を使いたいときは、管理表で同意の範囲を確認し、範囲の外であれば改めて本人の同意を得ます。管理表は社員の氏名を含むため、閲覧できる人を限定して保管します。

写真の差し替えを社内で行う時間がない場合は、保守契約に含めて外部に任せる方法もあります。フェニックスデザイン株式会社の保守スタンダード（月30,000円〜、税別）には、画像の差し替えや文言の変更などの軽微な修正・更新作業が月2時間まで含まれています。採用サイトを新しく作る場合や作り直す場合は、採用サイト制作のページで進め方を紹介しています。

よくあるご質問

口頭で同意をもらえば十分ですか？

後から同意の範囲や日付を確認できるように、書面か電子データで記録を残すことをおすすめします。口頭で同意を得た場合も、掲載する媒体と期間、退職後の扱いをメールで本人に送り、確認の返信をもらっておくと記録になります。法的にどの形式が必要かは、専門家に確認してください。

後ろ姿や手元だけの写真にも同意は必要ですか？

顔が写っていなくても、服装や名札、ページの文章との組み合わせで本人と分かる場合があります。本人と分かる可能性がある写真は、顔が写る写真と同じように、掲載の前に本人に確認しておくと安心です。

退職した社員から写真の削除を求められたら、どうすればよいですか？

ホームページと公式SNSから速やかに外し、サーバー上の画像ファイルも削除します。個人情報保護委員会の Q9-22 では、利用目的が達成された退職者の保有個人データについて、消去の請求に応じる義務があると考えられるとしています。印刷物などすぐに対応できないものがある場合は、その旨と対応の予定を本人に伝えます。判断に迷う場合は弁護士に相談してください。

入社時の誓約書に写真の掲載を入れておけば足りますか？

入社時の書類だけでは、どの媒体に、どの情報と一緒に、いつまで載るのかを本人が具体的に把握しにくい場合があります。撮影や掲載のたびに範囲を示して確認するほうが、後の行き違いを防げます。社内規程への書き方は、社会保険労務士や弁護士に確認してください。

社内報や社内のポータルに載せる場合も同意が必要ですか？

個人情報保護委員会の Q7-11 では、社内での展示について、同意を得ずに行っても第三者提供の制限に違反するおそれはないと解されるとしつつ、利用目的の通知または公表は必要で、プライバシーの権利や肖像権に配慮した取り組みが望ましいとしています。社内向けの写真が後から社外の媒体に使われることもあるため、社外での利用は別に同意を得ます。

まとめ

• 社員の写真の掲載には、肖像権・個人情報保護法・著作権が関わり、採用サイトでは求人情報のルールも関わる。
• 個人情報保護委員会の Q&A では、本人を判別できる写真は一般に個人情報に当たり、不特定多数への提供では本人の同意を得る取り組みが望ましいとされている。ホームページに載せる前に書面で同意を得る。
• 同意書には、媒体・一緒に出す情報・期間・加工の範囲・退職後の扱い・取り消しの方法を入れ、媒体ごとに本人が選べるようにする。
• 退職後の扱いは同意書で決め、退職の手続きにサイト・画像ファイル・SNS・印刷物・外部サービスの確認を入れる。
• 写真の管理表で同意の範囲と掲載先を管理し、法的な判断は弁護士や所管の窓口に確認する。