ホームページ制作の打ち合わせ準備：初回までに決めることと資料のチェック表

制作会社との初回の打ち合わせ（ヒアリング）の日程が決まったものの、何を準備すればよいか分からない。ホームページの担当になったばかりの総務・広報・営業企画の人から、よく聞かれる悩みです。準備が足りないまま臨むと、制作会社の質問に「社内で確認します」と答えるだけで時間が過ぎ、提案や見積もりが出るまでに日数がかかります。

結論から書くと、初回の打ち合わせまでに細かい仕様を決めておく必要はありません。「何のために作るか」「誰に見てほしいか」「予算と時期の幅」「社内で誰が決めるか」の4つを社内で話し合い、今の状況が分かる資料をそろえておけば、打ち合わせの中身は具体的になります。

この記事では、初回の打ち合わせ前に社内で決めておくことと、用意する資料のチェック表、当日に聞かれることの例、発注側から確認しておくこと、打ち合わせ後にすることを順にまとめます。表の「〇〇」は自社の内容に置き換えて使ってください。

初回の打ち合わせで話すこと

初回の打ち合わせは、制作会社が発注側の目的と現状、条件を聞き取り、提案や見積もりの前提をつくる場です。制作会社によって「ヒアリング」「無料相談」「初回相談」など呼び方は違いますが、ページのデザインや細かい機能を決める場ではないことが一般的です。

発注側にとっては、制作会社の進め方や、担当者の説明の分かりやすさを確かめる場でもあります。相見積もりをする場合は、各社に同じ情報を伝えないと、出てくる提案や金額が比べにくくなります。準備した内容を1枚のメモにまとめ、どの会社にも同じものを渡すと、条件がそろいます。見積もり依頼の伝え方と依頼メールの例文は、ホームページ制作の見積もり依頼で解説しています。

初回の打ち合わせの前後でやることは、大きく次の3段階に分かれます。

• 打ち合わせ前：目的・予算・時期・体制を社内で話し合い、資料を集める
• 当日：現状と要望を伝え、制作会社の進め方を聞き、宿題を確認する
• 打ち合わせ後：議事メモを共有し、宿題に答え、社内に報告する

打ち合わせ前に社内で決めておくこと

次の表の項目は、制作会社が初回に聞くことの多い内容です。すべてを確定させる必要はありません。決まっていない項目は「未定」とし、なぜ決まっていないのか、いつごろ決まるのかを伝えられるようにしておきます。

目的は「誰に、何をしてほしいか」で書く

「会社の顔として」「時代に合わせて」といった目的は、社内では通じても、制作会社が提案の方向を決める材料になりにくいものです。「〇〇業界の購買担当者に、〇〇の加工ができることを知ってもらい、見積もりの相談をしてもらう」のように、相手と行動で書くと、必要なページや導線が見えてきます。目的が複数ある場合は、優先順位も付けておきます。

予算は幅で、時期は理由と一緒に伝える

予算を伝えないと、制作会社が想定する規模がばらばらになり、提案が比べにくくなります。社内の決裁の上限や、すでに確保している金額があれば、その範囲を伝えます。

公開時期は、理由と一緒に伝えます。「展示会の前」「採用の募集開始」など理由が分かれば、制作会社はその日から逆算して、先に公開するページと後から追加するページを分ける提案もしやすくなります。工程ごとにかかる期間は、コーポレートサイト制作の期間とスケジュールで確認できます。

窓口と決裁者を分けて考える

打ち合わせに出る窓口担当と、最終的に決める人が違う会社は少なくありません。決裁者が途中で方針を変えると、構成やデザインのやり直しにつながります。初回の打ち合わせの前に、決裁者に目的と予算の範囲だけでも確認しておくと、後からの大きな変更を減らせます。

用意する資料のチェック表

資料は、打ち合わせの前に制作会社へ送っておくと、当日の質問が具体的になります。社外に出せない資料は、当日に画面で見せるだけにするなど、扱いを先に決めておきます。

管理画面やサーバーのログイン ID・パスワードは、初回の打ち合わせの段階で送る必要はありません。依頼先が決まってから、共有の方法と範囲を決めて渡します。ドメインとサーバーの名義の確認方法はドメイン・サーバーは自社と制作会社どちらの名義で管理するか、原稿・写真・ロゴの受け渡しの方法は制作会社とのデータ受け渡しで解説しています。

当日聞かれることの例

制作会社が初回に聞く内容は会社によって違いますが、おおむね次のような質問です。質問の意図が分かると、答えを準備しやすくなります。

答えられない質問があっても問題ありません。推測で答えて後から変えるより、「確認して〇日までに回答します」と期限を決めて持ち帰るほうが進めやすくなります。必要なページの考え方は、コーポレートサイトに必要なページ構成一覧が参考になります。

発注側から確認しておくこと

初回の打ち合わせは、制作会社を見極める場でもあります。次のような点は、制作会社の説明を聞き、分からなければその場で質問しておきます。

• 制作の進め方と、各段階で発注側が確認すること
• 担当者の体制（窓口、デザイン、実装を誰が担当するか。外部に再委託するか）
• デザインや修正の回数と、範囲を超えた場合の扱い
• 原稿・写真・翻訳など、見積もりに含まれる作業と含まれない作業
• 公開後の保守の内容と費用、保守を契約しない場合に自社でやること
• ドメイン・サーバー・管理画面のアカウントを誰の名義で持つか
• 著作権や納品物の扱いを、契約書でどう定めるか

セキュリティも初回から話題にしておきます。IPA（情報処理推進機構）の「安全なウェブサイト運営にむけて～企業ウェブサイトのための脆弱性対応ガイド～」（2021年3月）は、セキュリティ対策を外部に任せる場合のポイントとして、委託先を選ぶときにセキュリティの知見・技術力も考慮すること、セキュリティ要件について委託先と約束した事項を文書に残すこと、運用形態に応じて委託先の作業範囲を確認することを挙げています。社内のセキュリティの担当者と委託先の作業範囲・責任範囲を明確にすることや、トラブルが起きたときの社内の連絡先と、公開停止などを判断する人を決めておくことも示されています（IPA：安全なウェブサイト運営にむけて（PDF））。

ウェブアクセシビリティ（高齢の人や障害のある人を含め、多くの人が利用できるようにすること）も、対応の範囲によって作業量が変わる項目です。デジタル庁の「ウェブアクセシビリティ導入ガイドブック」は、2024年4月1日に改正障害者差別解消法が施行され、事業者による障害者への合理的配慮が義務化されたこと、ウェブアクセシビリティへの取り組みは合理的配慮を提供するための環境の整備として努力義務とされていることを説明しています。同ガイドブックは、対象とする範囲や目標とする適合レベルなどの方針を、要件定義のときに決めることを推奨しています（デジタル庁：ウェブアクセシビリティ導入ガイドブック）。どこまで対応するかは、打ち合わせで制作会社の考え方を聞いておきます。

当日の進め方：参加者と時間の使い方

参加者は、窓口担当に加えて、目的を説明できる人がいると話が早く進みます。決裁者が出られない場合は、事前に目的と予算の範囲を確認し、当日の内容を報告できるようにしておきます。営業や採用の担当者に一部だけ参加してもらい、お客様や求職者からよく聞かれることを話してもらう方法もあります。

当日は、最初に目的と前提（予算・時期・体制）を伝え、次に今のサイトを画面で見ながら課題を話し、最後に制作会社の進め方と次の段取りを聞く順番にすると、限られた時間で必要なことを話せます。オンラインの場合は画面共有ができるか、対面の場合は今のサイトを映せるかを事前に確認します。メモ係を決め、決まったこと・持ち帰ること・期限を分けて記録します。

打ち合わせ後にすること

1. 議事メモを作り、制作会社と社内に共有する。決まったこと、持ち帰った宿題、それぞれの担当と期限を書く
2. 制作会社との認識の違いがないかを確かめる。口頭で決めたことはメールで残す
3. 宿題（資料の追加、社内での確認）に期限までに答える
4. 決裁者と関係部署に報告し、方向がずれていないかを確かめる
5. 相見積もりの場合は、各社に伝える条件をそろえ、提出期限を決める
6. 提案・見積もりが届いたら、同じ観点で比べる

規模が大きい場合や、複数の制作会社から提案を受ける場合は、打ち合わせの内容をもとに提案依頼書を作ると、各社の提案を同じ条件で比べやすくなります（提案依頼書とは）。依頼先が決まったあとは、何をどこまで作るかを要件定義書で合意していきます（要件定義書とは）。

依頼先の候補に、個人のデザイナーや従業員のいない会社が含まれる場合は、2024年11月1日に施行されたフリーランス・事業者間取引適正化等法が関わります。公正取引委員会のフリーランス法特設サイトでは、フリーランスに業務を委託した発注事業者は、直ちに、業務の内容、報酬の額、支払期日などの取引条件を、書面または電磁的方法で明示しなければならず、口頭で伝えることは認められないと説明しています（公正取引委員会：フリーランス法特設サイト）。打ち合わせで決めた条件を、発注のときにそのまま書面やメールにできるよう整理しておきます。自社の取引が当てはまるか判断に迷う場合は、公正取引委員会の窓口や弁護士に確認してください。

フェニックスデザインでは、初回は30分の無料相談として、目的、現状のサイト、予算と時期の目安を伺っています。打ち合わせはオンライン・対面のどちらでも対応しています。この記事のチェック表を埋めきれていない段階でも、お問い合わせ・無料相談からご相談いただけます。

よくあるご質問

何も決まっていない段階で相談してもよいですか？

相談はできます。ただ、目的、予算の幅、公開したい時期のどれも決まっていないと、制作会社も一般的な説明しかできません。決まっていない項目は「未定」として、困っていることだけでも伝えると、何から決めればよいかを一緒に整理しやすくなります。

初回の打ち合わせには誰が出ればよいですか？

窓口担当に加え、目的を説明できる人が出るのが理想です。決裁者が出られない場合は、事前に目的と予算の範囲について了承を得ておき、打ち合わせの後に内容を報告します。

打ち合わせはオンラインと対面のどちらがよいですか？

準備することはどちらも同じです。オンラインは画面共有で今のサイトや参考サイトを一緒に見やすく、対面は製品の現物や紙の資料を見せやすいという違いがあります。撮影が必要な場合など、現場を見てもらいたいときは対面を検討します。

初回の打ち合わせに費用はかかりますか？

制作会社によって異なります。申し込みのときに、費用の有無と所要時間、オンラインか対面かを確認しておくと、当日の準備がしやすくなります。

まとめ

• 初回の打ち合わせは、目的・現状・条件を伝えて、提案と見積もりの前提をつくる場。細かい仕様まで決めておく必要はない
• 社内では「目的」「見てほしい相手」「予算と時期の幅」「窓口と決裁者」を先に話し合う
• 会社案内、今のサイトの情報、ロゴ、参考サイト、契約情報などの資料をチェック表でそろえる
• セキュリティやアクセシビリティなど、作業の範囲に関わる点は初回から制作会社の考え方を聞く
• 打ち合わせ後は議事メモで宿題と期限を共有し、発注のときは取引条件を書面やメールで残す