退職者のアカウント整理：ホームページ担当者が辞めるときの確認表と引き継ぎ順

ホームページの担当者が退職するとき、WordPress・サーバー・GA4 などのアカウントが本人の名前やメールアドレスのまま残っていることがあります。退職後に「誰もログインできない」「更新の案内が届いていなかった」と気づくと、復旧に時間と手間がかかります。

この記事は、総務・広報・経営者など、社内でホームページを預かる人に向けて、担当者の退職が決まったときに確認するアカウントと、引き継ぎの順番をまとめたものです。結論は「退職者の権限を消す前に、会社側の管理者を追加し、連絡先のメールアドレスを会社のものに切り替える」ことです。

各サービスの操作は、2026年11月時点の公式ヘルプ・公式ドキュメントで確認できた範囲で書いています。パスワードの扱いは、IPA（情報処理推進機構）と総務省の公開情報に沿っています。チェック表はそのまま社内で使える形にしました。

退職者のアカウントを放置すると起きること

退職者のアカウント整理を後回しにすると、困りごとは大きく 3 つの形で表に出ます。どれも退職直後ではなく、数か月から 1 年ほどたってから気づくことが多いのが特徴です。

• 社外の人がログインできる状態が続く：退職者のアカウントや、退職者が知っている共有パスワードが残ると、社外から管理画面に入れる状態になります。IPA の「情報セキュリティ6か条 解説編」（2026年9月）も、対策例として「従業員の異動や退職時には速やかに設定を変更（削除）する」ことを挙げています。
• 大事な通知が届かない：ドメインやサーバーの更新案内、WordPress のエラー通知が退職者のメールアドレスに送られ続けると、期限切れや障害に気づけません。ドメインの期限が切れたときに起きることは「ドメインの期限切れで起きることと復旧の手順」で説明しています。
• 会社が入れなくなる：GA4 の管理者や Search Console の所有者が退職者だけだと、後任を追加する操作ができません。退職者と連絡が取れなくなると、取り戻すための手続きが必要になります。

どれも「退職の手続き」と「ホームページの管理」を別々の人が見ていることが原因です。人事・総務の退職手続きの中に、ホームページのアカウント確認を 1 項目として入れておくと、漏れを防げます。

退職時に確認するアカウントのチェック表

まず、退職者が触れていたアカウントを一覧にします。本人に「ホームページ関係でログインしているもの」を書き出してもらい、下の表と突き合わせると漏れが減ります。

表のうち、サーバーとドメインは「名義」と「連絡先」を分けて確認します。名義が会社でも、連絡先メールが退職者の個人アドレスになっていることがあります。名義の考え方は「ドメイン・サーバーは自社と制作会社どちらの名義で管理するか」を参考にしてください。

引き継ぎの順番は「足す・切り替える・消す」

アカウント整理でいちばん多い失敗は、退職者の権限を先に消してしまい、会社の誰も管理できなくなることです。順番は「会社側の管理者を足す」「連絡先と認証を切り替える」「退職者を消す」の 3 段階で考えます。

「1 週間以上前」としているのは、Google ビジネス プロフィールのように、追加した人がすべての機能を使えるまで待つ期間があるサービスがあるためです。有給休暇の消化で最終出社日が早まることもあるので、退職が決まった時点で 1 と 2 に手を付けておくと安心です。

退職者の引き継ぎだけでなく、制作会社を変えるときや廃業時の引き継ぎも含めた全体の手順は「ホームページの引き継ぎ手順：制作会社の変更・担当者の退職・廃業時のチェックリスト」にまとめています。

WordPress のアカウントを整理する手順

WordPress では、管理画面の「ユーザー」の一覧で、退職者のユーザーと権限グループを確認します。退職者が管理者だった場合は、先に後任のユーザーを作るか、既存のユーザーの権限を見直してから作業します。WordPress の公式ドキュメント「Users screen」によると、ログイン中の自分自身は削除できません。退職者の削除は、後任など別の管理者が行います。

ユーザーを削除するとき、WordPress は、そのユーザーが持つ投稿をどうするかを尋ねます。選べるのは、投稿もまとめて削除するか、別のユーザーに割り当てるかの 2 つです。退職者が書いたお知らせや事例の記事を残したい場合は、必ず後任などへの割り当てを選びます。削除を選ぶと、退職者の名前で公開していた記事も消えます。

管理者メールアドレスを会社のアドレスにする

「設定」→「一般」にある管理者メールアドレスも確認します。WordPress の公式ドキュメント「Settings General Screen」によると、このアドレスにはコメントの承認、ユーザー登録、サイトの更新、リカバリーモードや致命的なエラーなど、管理に関する通知が届きます。退職者の個人アドレスのままだと、エラーが起きても会社は気づけません。

管理者メールアドレスを変えると、新しいアドレスに確認メールが届きます。メール内のリンクを押すまでは新しいアドレスは有効にならず、それまでは元のアドレスが使われます。変更の操作をしたら、会社のアドレスで確認メールを受け取り、リンクを押すところまで済ませます。

共有の管理者アカウントを使っていた場合

「admin」などの 1 つの管理者アカウントを複数人で使っていた場合は、退職者を消すのではなく、そのアカウントのパスワードと登録メールを変えます。これを機に、1 人 1 アカウントに分けると、次の退職時は退職者のユーザーを消すだけで済みます。ログイン周りの守り方は「WordPressのセキュリティ対策チェックリスト」で整理しています。

GA4・Search Console・Google ビジネス プロフィールの権限

Google のサービスは、退職者の Google アカウントに権限が付いている形が多く、会社側の管理者を先に追加しないと削除の操作ができない場合があります。それぞれの公式ヘルプで確認できたことは次のとおりです（2026年11月時点）。

GA4（Google アナリティクス）

Google アナリティクスのヘルプ「アナリティクスのユーザーおよびユーザー グループの追加、編集、削除」によると、ユーザーは「管理」の「アカウント」または「プロパティ」にある「アクセス管理」から削除します。ユーザーの削除はアカウント単位でのみ行え、アカウントレベルの管理者ロールが必要です。また、管理者ロールを持つ最後のユーザーは自分を削除できません。退職者が唯一の管理者なら、先に後任を管理者ロールで追加します。

Search Console

Search Console のヘルプ「所有者、ユーザー、権限の管理」によると、ユーザーの削除は「設定」の「ユーザーと権限」のページから行い、変更はすぐに反映されます。プロパティには 1 人以上の確認済み所有者が必要なため、退職者が確認済み所有者なら、先に後任が会社として所有権を確認しておきます。注意したいのは、確認済みの所有者の削除です。ユーザー画面から削除しても、その人の確認トークンがサイトに残っている限り、所有権を再確認できてしまいます。退職者が所有権の確認に使った HTML ファイル・メタタグ・DNS のレコードなど（確認の方法は「サイトの所有権を確認する」を参照）を確かめ、退職者のものを削除します。後任の確認トークンまで消さないよう、どれが誰のものかを画面で確かめてから作業します。

Google ビジネス プロフィール

Google ビジネス プロフィールのヘルプ「ビジネス プロフィールのメインのオーナー権限を譲渡する」によると、メインのオーナー権限を譲渡できるのは現在のメインのオーナーだけで、譲渡先は既存のオーナーか管理者である必要があります。新しく追加したオーナーや管理者がすべての機能を使えるまで 7 日間待つ必要がある、とも書かれています。退職者がメインのオーナーなら、最終出社日から逆算して早めに後任を追加します。

制作会社から自社へ権限を移す場合も含めた詳しい画面の手順は「サーチコンソールとGA4の権限移行：制作会社から自社へ移す手順と確認表」で説明しています。

サーバー・ドメイン・SNS・メールの引き継ぎ

サーバーとドメイン

サーバーとドメインは、管理画面のログイン ID とパスワードを会社で管理し、連絡先メールを会社のアドレスにすることが基本です。退職者の個人アドレスや、退職者だけが受け取れるアドレスが連絡先になっていると、更新の案内や障害の連絡が届きません。支払いが退職者個人のクレジットカードになっている場合は、カードの解約で更新料が払えなくなることがあるため、会社の支払い方法に変えます。

FTP やデータベースのパスワード、WordPress の設定ファイルに書かれた情報など、退職者が知っている技術的な情報も変更の対象です。ただし、データベースのパスワードを変えるとサイトが表示されなくなる場合があるため、変更の手順が分からないときは制作会社や保守会社に相談します。

SNS の公式アカウント

SNS の公式アカウントは、共有の ID とパスワードでログインする形と、個人のアカウントに管理の権限を付ける形があります。共有の ID の場合は、登録メールを会社のアドレスにし、パスワードを変えます。個人のアカウントに権限を付ける形の場合は、後任の権限を先に付けてから退職者を外します。具体的な操作は各 SNS の公式ヘルプで確認してください。

メールアドレス

退職者のメールアドレスは、すぐに削除しないことをおすすめします。取引先からのメールや、各サービスのパスワード再設定の案内が届く可能性があるためです。一定期間は自動返信や転送を設定し、その間に登録先を会社の共有アドレスへ変えていきます。保管の期間や、退職者のメールを誰が読むかは、社内の規程で決めておきます。個人情報や労務に関わる判断に迷う場合は、弁護士や社会保険労務士に確認してください。

パスワードの管理とアカウント台帳

退職のたびに慌てないためには、日ごろのパスワードの管理と、アカウントの一覧（台帳）が欠かせません。公的機関が公開している考え方を、ホームページの運用に当てはめると次のとおりです。

• 長く、推測されにくくする：IPA の「情報セキュリティ6か条 解説編」は、パスワードを英数字記号を含めて 10 文字以上にし、名前や誕生日などを使わないことを挙げています。
• 使い回さない：同じ ID・パスワードをいろいろなサービスで使い回さないことも、同じ資料に書かれています。サーバー・WordPress・ドメインで同じパスワードを使っていると、1 つ漏れると全部に入られます。
• 二段階認証などを使う：同じ資料は、可能な場合は多段階認証、多要素認証、パスキーなどを使うことも挙げています。退職時は登録している端末の移し替えを忘れないようにします。
• 定期的な変更より、変えるべきときに変える：総務省の「安全なパスワードの設定・管理」（国民のためのサイバーセキュリティサイト）は、流出した事実がない場合はパスワードを変更する必要はなく、使い回しのない固有のパスワードを設定することが求められる、としています。一方で、パスワードを知っている人が社外に出る退職は、変更を考えるべき場面です。

台帳には、パスワードそのものではなく「どこに保管しているか」を書きます。パスワードは、社内で決めた管理ツールや鍵付きの保管場所など、決まった場所に置きます。メールの本文やチャットに書いて回すのは避けます。

台帳は、退職時だけでなく、人の異動や制作会社の変更のたびに見直します。年に 1 回など時期を決めて、ユーザー一覧と台帳を見比べると、使われていないアカウントも見つけられます。

自社で整理しきれない場合

退職者がすでに会社を離れていて、管理画面に入れない、どのサーバーを使っているか分からない、という状態から始まることもあります。その場合は、サーバーやドメインの契約先に名義人として問い合わせる、各サービスの所有権の確認をやり直す、といった手順が必要です。ログインできないときの原因の切り分けは「WordPressにログインできない原因と対処」を参考にしてください。

フェニックスデザインの「WEBサイト運用保守・集客改善」では、他社で制作したサイトも含めて、アカウント・管理情報の棚卸しと引き継ぎから保守を始めます。保守ライトは月20,000円から（税別）です。担当者が 1 人しかいない会社では、退職のたびに同じ作業が発生しないよう、管理情報を会社側に残す形に整えることから相談できます。

よくあるご質問

退職者のアカウントは、いつ削除すればよいですか？

最終出社日か退職日に削除するのが目安です。ただし、その前に会社側の管理者の追加、連絡先メールの切り替え、二段階認証の端末の移し替えを済ませておきます。先に削除すると、会社の誰も管理できなくなるおそれがあります。

WordPress で退職者を削除すると、その人が書いた記事は消えますか？

削除の画面で、投稿を別のユーザーに割り当てる方を選べば、記事は残ります。投稿もまとめて削除する方を選ぶと記事も消えるため、選ぶ前に確認します。公開中のお知らせや事例を残したい場合は、後任などに割り当てます。

共有のパスワードは、全部変える必要がありますか？

退職者が知っていたパスワードは変更の対象にします。総務省は流出の事実がなければ定期的な変更は不要としていますが、パスワードを知っている人が社外に出る場合は事情が違います。どのパスワードを退職者が知っていたかは、台帳と本人への確認で洗い出します。

退職者のメールアドレスは、すぐに消してよいですか？

すぐには消さず、自動返信や転送を一定期間設定することをおすすめします。取引先からの連絡や、サービスの通知が届く可能性があるためです。保管期間や閲覧する人は社内の規程で決め、判断に迷う場合は弁護士などの専門家に確認してください。

退職者が GA4 の唯一の管理者で、連絡も取れません。どうすればよいですか？

まずは退職者に連絡を取り、後任を管理者として追加してもらうのが近道です。連絡が取れない場合は、Google のヘルプにある手続きを確認します。Search Console は、会社としてサイトの所有権を改めて確認すれば、所有者になれます。

まとめ

• 退職時は、WordPress・サーバー・ドメイン・GA4・Search Console・Google ビジネス プロフィール・SNS・メールのアカウントを一覧にして確認します。
• 順番は「会社側の管理者を足す」「連絡先と認証を切り替える」「退職者を消す」です。先に消すと、会社が管理できなくなることがあります。
• WordPress では投稿を後任に割り当ててから削除し、管理者メールアドレスを会社のものに変えます。Search Console は確認トークンの削除まで行います。
• パスワードは長く、使い回さず、退職者が知っていたものは変えます。台帳には保管場所を書き、パスワード自体は書きません。