介護施設の見学予約ページの作り方：入力項目と予約後の連絡・個人情報

介護施設の見学予約ページは、入居や利用を考えている家族、紹介先を探すケアマネジャーや病院の相談員が、施設に最初に連絡するときに使うページです。予約の方法が分かりにくい、フォームの項目が多い、送ったあとに連絡が来るのか分からない。こうしたことがあると、相手は電話に切り替えるか、別の施設の見学を先に決めてしまいます。

この記事は、介護施設の相談員や、広報・ホームページの担当者に向けて、見学予約ページの構成と入力項目の表、家族とケアマネジャーに向けて載せる情報、予約を受けたあとの連絡の流れ、個人情報の扱いを説明します。個人情報と介護サービスの制度については、個人情報保護委員会と厚生労働省の公式情報で確認できた範囲で書いています（2026年11月時点）。

結論を先に書くと、見学予約ページは「誰が申し込んでもよいこと」「見学で何が分かるか」「送ったあとに何が起きるか」を先に示し、フォームは日程の調整と連絡に使う項目に絞ります。病名やお薬などの詳しい状況はフォームでは聞かず、面談の場で伺う形にします。施設のホームページ全体の構成や料金・空き状況の載せ方は介護施設のホームページ制作の記事で扱っているため、ここでは見学予約のページに絞ります。

見学予約ページを使う人と、申し込む前に確かめること

見学予約ページを使うのは、入居や利用を考えている本人だけではありません。家族が申し込むことも、ケアマネジャーや病院の相談員が本人や家族に代わって日程を調整することもあります。立場によって、申し込む前に確かめたいことが違います。

• 家族：見学にかかる時間、本人を連れて行く必要があるか、費用の相談もできるか、平日の夕方や土日に見学できるか
• 本人：どんな部屋か、食事やお風呂、面会や外出のしかた
• ケアマネジャー・病院の相談員：空きがあるか、受け入れの条件、急ぎの相談ができるか、本人や家族が同席しなくても見学できるか、紹介用の資料があるか
• 遠方に住む家族：オンラインで見学できるか、資料を送ってもらえるか

見学は、申し込みや契約を決める前に施設を確かめる場です。「見学したからといって入居を決める必要はありません」「ご家族だけの見学もできます」と書いておくと、まだ迷っている段階の人も申し込みやすくなります。見学のあとの連絡の方法と回数もあらかじめ書いておくと、しつこく連絡されるのではないかという心配を減らせます。

見学予約ページの構成

見学予約ページは、上から「何ができるか」「当日の流れ」「申し込み」「送ったあとの流れ」の順に並べます。スマートフォンで見る人を想定し、冒頭とフォームの直前の両方に予約の入口を置きます。次の表は、1 ページの中に置くブロックの例です。

重要事項の掲載ページへリンクする

厚生労働省の令和6年度介護報酬改定における改定事項についてでは、「書面掲示」規制の見直しとして、介護サービス事業者は、原則として運営規程の概要などの重要事項等の情報をウェブサイト（法人のホームページ等又は情報公表システム上）に掲載・公表しなければならないこととされ、令和7年度から義務付けられています。介護保険の指定を受けている事業所であれば、重要事項を自社のホームページか介護サービス情報公表システムのどちらかに載せることが求められています。なお、介護サービス情報公表システムについて、厚生労働省の介護サービス情報の公表制度のページは、介護保険法に基づき平成18年4月から始まった制度で、利用者が介護サービスや事業所・施設を比較・検討して選ぶための情報を都道府県が提供する仕組みだと説明しています。

見学予約ページからそのページへリンクしておくと、家族は見学の前にサービスの内容や費用の考え方を読んでおけます。当日の質問も具体的になります。どの書類をどこに載せるかは、サービスの種類で変わる場合があります。指定を受けている自治体の担当窓口に確認してください。

予約フォームの入力項目

フォームの項目は、「見学の日程を決めて、申込者に連絡するために使うか」で決めます。使い道のない項目を必須にすると入力の手間が増えるだけでなく、施設が預かる必要のない個人情報まで受け取ることになります。フォームの項目の決め方の基本は問い合わせフォームの項目の記事で説明しています。見学予約では、次の表を目安にします。

入居を考えている方（本人）の氏名や生年月日は、見学の日程を決めるだけなら必要ありません。聞かずに、面談の段階で伺う形でも足ります。選択肢の項目には「わからない」「回答しない」を入れておくと、答えにくい人も先へ進めます。

利用目的はフォームのすぐ近くに書く

個人情報保護委員会のQ&A（Q4-17）では、ホームページの入力画面に本人が記入した個人情報を直接取得する場合は、原則として利用目的の明示が必要とされています。申し込み内容の確認などに使う場合のように、取得の状況から利用目的が明らかなときは不要とされる一方で、新しいサービスの案内などに使うことは、明らかな利用目的に当たらない場合があると注意が書かれています。

見学の連絡だけでなく、施設の案内や催しのお知らせも送りたい場合は、そのことをフォームの近くに書き、受け取るかどうかを別のチェック欄で聞きます。文例は「ご入力いただいた情報は、見学日程のご連絡とご相談への回答のために利用します。施設のご案内の送付は、下の欄でご希望の方にのみ行います。」のような形です。プライバシーポリシー全体の書き方はプライバシーポリシーの書き方の記事を参考にしてください。

病歴などの要配慮個人情報を、フォームで聞かない

介護施設の予約フォームで特に注意したいのが、要配慮個人情報です。個人情報保護委員会の個人情報保護法ガイドライン（通則編）（令和8年6月一部改正）では、病歴、身体障害・知的障害・精神障害などの心身の機能の障害があること、健康診断等の結果、診療や調剤が行われたことなどを要配慮個人情報としています。病歴は「病気に罹患した経歴」で、特定の個人がある病気を患っていることを示す部分が当たると説明されています。要配慮個人情報を取得するときは、法令に基づく場合などの例外を除いて、あらかじめ本人の同意を得なければなりません。

医療・介護の分野には、個人情報保護委員会と厚生労働省が出している医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス（令和8年4月一部改正）もあります。介護関係事業者で想定される要配慮個人情報として、介護関係記録に記載された病歴や、障害の事実などが挙げられています。また、受診歴などは真に必要な範囲で本人から直接取得するか、第三者提供について本人の同意を得た者から取得することを原則とし、家族等から取得することが適切な介護サービスの提供上やむを得ない場合はこの限りでない、とされています。

見学予約のフォームは、本人ではなく家族や相談員が入力することがあるページです。自由記述の欄に本人の病名や障害の内容が書き込まれると、施設は本人以外の人から要配慮個人情報を受け取ることになります。見学の日程を決めるために、病名は必要ありません。フォームでは聞かず、入居の検討に必要な情報は面談の場で、本人や家族の同意を確かめながら伺う形にします。

• 自由記述の欄の近くに「病名やお薬、障害の内容などは、ここには書かず、面談の際にお聞かせください」と書く
• 認定の状況や住まいの状況は選択肢にし、「わからない」「回答しない」を選べるようにする
• 病名・既往歴・服薬・障害の等級を聞く項目は作らない
• 自動返信メールに入力内容をそのまま載せない。特に自由記述の欄は載せない
• フォームの送信先のメールアドレスは、相談員など必要な人だけが見られるようにする
• 受け取ったデータの保管場所と、見学が終わったあとに消す時期を決めておく

家族とケアマネジャー向けに載せる情報

同じ予約ページでも、家族とケアマネジャーでは知りたいことが違います。家族向けの説明の中にケアマネジャー向けの案内を混ぜると、どちらにとっても読みにくくなります。ページの中で見出しを分け、それぞれに向けた情報をまとめて置きます。

家族の方へ

• 見学は無料か、入居を決めていなくても見学できるか
• 本人を連れて行かなくてもよいか。本人と一緒に来る場合の配慮（車いすの貸し出し、休める場所）
• 見学の場で費用の相談ができるか。相談の前に分かっているとよいこと（介護保険の認定の状況、いまの生活で困っていること）
• 遠方に住んでいる場合の方法（オンライン見学、資料の郵送）
• 見学のあとの流れ（体験入居がある場合はその案内、申し込み、面談、契約）

ケアマネジャー・病院の相談員の方へ

• 本人や家族が同席しない見学・相談を受けるか
• 空き状況のページと更新日、受け入れの条件のページへのリンク
• 急ぎの相談（退院の日が決まっている場合など）の連絡方法と受付時間
• 紹介用の資料（PDF）のダウンロード
• 申し込みのあとの連絡を、相談員と家族のどちらにするか

相談員が家族に代わって申し込む場合は、施設からの連絡を誰にするかで行き違いが起きやすくなります。フォームに「施設からの連絡先」として、申込者本人か、家族かを選ぶ欄を置きます。家族の連絡先を相談員から受け取る場合は、家族がそのことを知っているかを最初の連絡で確かめます。

予約を受けたあとの連絡の流れ

見学予約は、フォームを送った時点ではまだ確定していません。申込者が「予約できたのか」「いつ連絡が来るのか」を迷わないよう、連絡の流れを決めて、予約ページにも書いておきます。次の表は、送信から見学のあとまでの連絡の例です。

自動返信メールの文例と、届かない場合の対策は自動返信メールの例文の記事にまとめています。担当者からの返信の書き方は問い合わせへの返信例文の記事が参考になります。

自動返信メールの例文

「〇〇様
このたびは〇〇（施設名）の見学をお申し込みいただき、ありがとうございます。この時点では、ご予約はまだ確定していません。担当の相談員から〇営業日以内に、ご希望の方法でご連絡し、日時を確定いたします。お急ぎの場合は、〇〇（受付時間 〇時から〇時）までご連絡ください。お申し込みの内容は、担当者からのご連絡の際に確認させていただきます。」

例文では、入力内容をメールに書き写していません。メールは送信先の間違いや転送で第三者に届くことがあるため、本人の状況に関わる内容は載せない形にしておきます。

日程の変更と取り消し

変更や取り消しの方法は、確定の連絡と前日の連絡の両方に書きます。メールへの返信で受け付けるのか、電話で受け付けるのかを決めておきます。感染症の流行などで、施設の判断により見学の方法を変える場合があるなら、そのことも予約ページに書いておき、変えるときは予約済みの人に個別に連絡します。

予約ページの計測と、フォームの点検

見学予約ページを公開したら、予約がどれだけ届いているかを数えられるようにします。送信完了の画面を別の URL にしておくと、Google アナリティクス 4 で予約の完了をキーイベントとして計測できます。設定の手順はGA4のキーイベント設定の記事で説明しています。電話のボタンを置いている場合は、ボタンが押された回数も計測しておくと、フォームと電話のどちらが使われているかが分かります。

フォームは、気づかないうちに止まることがあります。送信先の担当者の異動や退職でメールの宛先が使われなくなる、サーバーやプラグインの更新のあとに送信できなくなる、といった場合です。月に 1 回はテスト送信をし、自動返信メールと施設側への通知メールの両方が届くかを確かめます。担当者が替わるときは、フォームの送信先の変更を引き継ぎの項目に入れておきます。

• テスト送信：月 1 回。施設側の通知と自動返信の両方を確かめる
• 日時の選択肢：休みの日や受け付けない時間帯が選べないか
• 関連ページ：料金・空き状況・重要事項のリンクが切れていないか、空き状況の更新日が古くなっていないか
• スマートフォン：選択肢や送信ボタンが押しにくくないか

フォームの動作確認を外部に任せる方法もあります。当社の保守スタンダード（月30,000円〜、税別）には、フォームの月次動作確認と、お知らせ投稿などの軽微な更新作業（月2時間）が含まれます。見学予約の導線を含めて施設のサイトを作り直す場合の考え方は、医療・介護・福祉のホームページ制作のページにまとめています。

よくあるご質問

見学予約は電話だけで受け付けてもよいですか？

電話だけでも予約は受けられますが、家族は仕事のあとや休日に施設を調べることもあります。受付時間の外でも申し込めるフォームと、急ぎの相談に向く電話を並べて置き、それぞれの受付時間と、フォームへの連絡の目安を書いておくと、申込者が使い分けられます。

フォームで要介護度を聞いてもよいですか？

受け入れの条件を確かめるために、介護保険の認定の状況を選択肢で任意に聞く形が考えられます。病名や障害の内容までは聞かず、詳しい状況は面談で伺います。どの情報が要配慮個人情報に当たるかや、同意の取り方に迷う場合は、弁護士や個人情報保護委員会の相談窓口に確認してください。

ケアマネジャーから予約が入った場合、誰に連絡すればよいですか？

フォームで「施設からの連絡先」を選べるようにしておき、その選択に従います。選択がない場合は、申込者であるケアマネジャーに連絡し、家族への連絡をどうするかを確かめます。連絡先が分からないまま家族に直接連絡することは避けます。

オンライン見学はどう案内すればよいですか？

見学の種類の選択肢に入れ、使うビデオ通話の方法、所要時間、事前に必要な準備を予約ページに書きます。入居者が映らないよう、案内する場所と時間帯を決めておくことも大切です。通話の案内は、日程の確定の連絡で送ります。

まとめ

• 見学予約ページは、申し込める人、見学で分かること、送ったあとの流れを先に示す
• フォームは日程の調整と連絡に使う項目に絞り、利用目的をフォームの近くに書く
• 病名や障害の内容はフォームで聞かず、面談で同意を確かめながら伺う。最終的な判断は専門家や所管の窓口に確認する
• 家族向けとケアマネジャー向けの情報は見出しを分け、重要事項・料金・空き状況のページへリンクする
• 予約後は、自動返信、確定の連絡、前日の連絡、見学後のお礼の流れを決め、フォームは月 1 回テスト送信で点検する