ホームページ更新マニュアルの作り方：社内向けWordPress手順書に入れる項目

ホームページの更新方法を知っているのが担当者 1 人だけ、という会社は少なくありません。担当者の異動や休みで更新が止まったり、制作会社から納品時にもらったマニュアルが古くなって使えなかったりします。

この記事は、WordPress で作った会社のホームページを社内で更新している総務・広報などの担当者に向けて、社内向けの更新マニュアル（手順書）の作り方をまとめたものです。結論は、マニュアルを「社内でよく行う更新」に絞り、作業ごとに画面の手順・公開前の確認・承認の流れ・戻し方を書き、WordPress の画面が変わるたびに直すことです。

WordPress の機能の説明は、2026年11月時点の WordPress 公式ドキュメントで確認できた範囲で書いています。表の「例」の欄は、自社の内容に置き換えて使ってください。

更新マニュアルを作る前に決めること

最初に決めるのは「誰が読むか」と「どの作業を載せるか」です。読む人は、ホームページの担当を新しく引き継ぐ人や、ときどき更新を手伝う兼任の人が中心になります。WordPress に慣れていない人でも、マニュアルだけを見て作業を終えられることを目標にします。

載せる作業は、社内で実際に行っている更新に絞ります。たとえば次のような作業です。

• お知らせ（新着情報）の投稿
• 採用情報の掲載・終了
• 導入事例・施工事例などの追加
• 画像やバナーの差し替え
• 会社概要などの文言の修正
• PDF 資料の差し替え

反対に、テーマやプラグインの更新・削除、メニューやサイト全体の設定の変更は、表示が崩れるなどの影響が大きい作業です。社内の担当者が行わない作業として、マニュアルの中で「やらないこと」と明記しておきます。保守で行う作業の範囲は「ホームページの保守とは？作業内容の一覧と保守契約で確認すること」で説明しています。どの内容をどのくらいの頻度で更新するかは「ホームページの更新頻度の目安」を参考にしてください。

更新マニュアルに入れる項目

マニュアルに入れる項目を表にしました。全部を一度にそろえる必要はありません。まず「ログインの方法」「作業ごとの手順」「公開前の確認」「困ったときの連絡先」の 4 つを作り、使いながら足していく方法でも十分に役立ちます。

パスワードはマニュアルに書きません。マニュアルは多くの人が見るうえ、印刷や転送で社外に出ることもあるためです。「アカウントは誰に申請するか」だけを書き、パスワードは社内で決めた保管場所で管理します。お知らせのタイトルや日付の決め方は「ホームページのお知らせの書き方」の例文をそのまま書き方のルールに使えます。

画面の手順の書き方

手順のページは、1 つの手順に 1 つの操作だけを書きます。「タイトルと本文を入れて画像を入れて保存する」と 1 行にまとめると、どこまで進んだか分からなくなります。手順ごとに番号を振り、操作のあとに「何が起きれば正しいか」を書くと、作業する人が自分で確かめられます。

ボタンやメニューの名前は、自社の管理画面に表示されている文言をそのまま書きます。WordPress はバージョンによって名前や位置が変わることがあります。たとえば WordPress 公式ドキュメントの「WordPress Block Editor」（2026年9月更新）では、上部のツールバーの機能として、ブロックの追加（ブロック挿入ツール）、元に戻す・やり直し、投稿内のブロックを一覧で見るリストビュー、下書き保存、表示の確認、公開などが説明されています。こうした名前が画面と違っていると、作業する人が迷います。

お知らせを投稿する手順を、書き方の例として表にしました。メニューの名前などはテーマや設定によって違うため、自社の画面に合わせて書き換えてください。

手順 5 の設定サイドバーについて、公式ドキュメント「Page/Post Settings sidebar」は、投稿のカテゴリー、タグ、アイキャッチ画像、抜粋、URL の末尾（スラッグ）などをここで設定すると説明しています。どの項目を必ず設定し、どれを触らないかを、自社のルールとして手順に書き添えます。画像の大きさや形式のルールを決めるときは「ホームページの画像を軽くする方法」も参考になります。

スクリーンショットの入れ方

画面の画像（スクリーンショット）は、迷いやすい操作のところに入れます。押す場所を枠や番号で示し、手順の番号と合わせます。画像には個人のメールアドレスや、ほかの下書きのタイトルなどが写り込むことがあるため、マニュアルに貼る前に確認し、必要なら隠します。

更新の承認の流れを決める

更新マニュアルには、手順と同じくらい「誰の確認を経て公開するか」が大切です。承認の流れが決まっていないと、間違った情報が公開されたり、逆に確認待ちで更新が止まったりします。更新の内容によって、確認の重さを変えるのが現実的です。

WordPress には、承認の流れに使える仕組みがあります。公式ドキュメント「Roles and Capabilities」によると、「寄稿者」は自分の投稿を書いて管理できますが、公開はできません。「編集者」はほかのユーザーの投稿も含めて公開・管理できます。各部署の原稿担当を寄稿者にしておくと、書いた投稿は公開されず、公開の権限を持つ人の確認を待つ状態になります。

前に挙げた設定サイドバーのドキュメントでは、投稿の状態として、下書き、レビュー待ち（Pending）、非公開、予約、公開済み、パスワード保護が説明されています。レビュー待ちの印を付けた投稿は、投稿の一覧で絞り込んで探せます。承認者が確認する投稿を見つけやすくなるため、マニュアルに「確認を頼むときはレビュー待ちにする」と書いておくと運用がそろいます。ただし、同じドキュメントによると、この印は公開後の投稿では使えません。公開済みのページを直すときの確認は、下書きの画面の写しを送るなど、別の方法をマニュアルに決めておきます。画面上の名前はバージョンや言語の設定で異なることがあるため、自社の画面の表記を書きます。

公開前の確認と、間違えたときの戻し方

公開前の確認表は、マニュアルの中でいちばん使われるページです。作業の種類にかかわらず、次の項目を毎回見ます。

• タイトル・本文に誤字や表記ゆれがない
• 日付、曜日、金額、人数などの数字が原稿どおり
• リンク先が正しく開く。PDF が最新のものになっている
• 写真の使用の許可がある。写っている人の了承がある
• 個人名や連絡先など、載せてはいけない情報が入っていない
• スマートフォンで表示が崩れていない

写真の扱いは「ホームページの写真撮影と素材写真の使い方」で、著作権・肖像権の注意とあわせて説明しています。

リビジョンで元に戻す

投稿や固定ページの本文を間違えて書き換えた場合は、リビジョンの機能で前の状態に戻せます。公式ドキュメント「Revisions」（2026年9月更新）によると、リビジョンは下書きの保存や公開後の更新のたびに記録され、ブロックエディターでは設定サイドバーのリビジョンの数字を押して開きます。比べたい版を選び、復元のボタンで戻します。同じドキュメントでは、WordPress 7.0 以降は新しいリビジョンの画面が開き、6.9 以前は従来の画面になると説明されています。バージョンによって画面が違うので、マニュアルの「戻し方」のページは自社の画面で確かめてから書きます。

リビジョンで標準的に記録されるのは、タイトル・作成者・本文・抜粋の変更と説明されています。それ以外の設定の変更は、リビジョンでは戻せない場合があります。マニュアルでは、リビジョンで戻せない作業を担当者の作業から外し、困ったら制作会社や保守会社に連絡する、という手順にしておくと安全です。

マニュアルの置き場所と更新のルール

マニュアルは、社内の誰もが同じ最新版を見られる場所に 1 つだけ置きます。社内の共有フォルダや社内向けの Wiki など、ふだん使っている場所で構いません。ファイルをメールで配ったり印刷したりすると、古い版が残り続けます。印刷する場合は、表紙に版の番号と更新日を入れ、どれが最新かを分かるようにします。制作会社から受け取ったマニュアルや画像の保管ルールは「制作会社とのデータ受け渡し」でも説明しています。

マニュアルを直すタイミングは、次のようなときです。

• WordPress の更新で、ボタンの名前や画面の配置が変わったとき
• 制作会社がテーマを変えたり、入力欄を追加したりしたとき
• 新しい種類の更新を始めたとき
• 担当者が交代したとき
• マニュアルどおりにやって迷った、という声が出たとき

直したら、表紙の版の番号と変更の記録を更新します。年に 1 回など時期を決めて、マニュアルを見ながら実際に作業してみると、画面とずれている箇所が見つかります。いちばん確かめやすいのは、更新をしたことがない人にマニュアルだけで作業してもらい、手が止まった箇所を直す方法です。

なお、WordPress 本体やプラグインの更新を長く止めていると、安全面の問題が起きやすくなります。更新作業そのものの考え方は「WordPressを更新しないとどうなる？」を参考にしてください。

制作会社・保守会社に頼む場合

サイトによっては、事例や採用情報を専用の入力欄（カスタムフィールド）で登録するなど、WordPress の標準とは違う作りになっています。こうした部分の手順は、作った制作会社に聞くのが確実です。制作を発注するときに「更新マニュアルの納品」と「その後の画面の変更に合わせた更新」を依頼内容に入れておくと、マニュアルが古くなりにくくなります。

フェニックスデザインの「WEBサイト運用保守・集客改善」では、更新マニュアルの整備とレクチャーに対応しています。社内で更新しきれない作業は、保守スタンダード（月30,000円から、税別）に含まれる月2時間の作業時間で、お知らせの投稿代行や画像の差し替えなどを行うこともできます。社内で更新する作業と、任せる作業の線引きから相談できます。

よくあるご質問

マニュアルは Word と PDF のどちらで作ればよいですか？

形式よりも、直しやすく、最新版が 1 つに決まっていることが大切です。社内で編集しやすい形式で作り、共有フォルダなど決まった場所に置きます。配るときに PDF にする場合は、表紙に版の番号と更新日を入れます。

制作会社からもらったマニュアルが古くなっています。自社で直してよいですか？

社内の更新手順に関わる部分は、自社で直して構いません。ただし、テーマ独自の入力欄など、制作会社が作った仕組みに関わる部分は、作った会社に確認してから直すと安全です。直した日と箇所は変更の記録に残します。

WordPress を更新すると、マニュアルを直す必要がありますか？

画面が変わった場合は直します。たとえば WordPress の公式ドキュメントでは、7.0 以降でリビジョンの画面が新しくなったと説明されています。大きな更新のあとは、マニュアルの手順どおりに 1 回作業してみて、違いがないか確かめます。

更新担当が 1 人しかいません。何から始めればよいですか？

いちばん多い更新（たとえばお知らせの投稿）の手順を 1 ページ作り、ほかの人にその手順で作業してもらうところから始めます。あわせて、承認する人と困ったときの連絡先を決めておくと、担当者が不在でも更新を止めずに済みます。

まとめ

• 更新マニュアルは、社内で実際に行う更新に絞り、「やらないこと」も明記します。
• 入れる項目は、版の情報、ログインの方法、作業ごとの手順、書き方のルール、公開前の確認表、承認の流れ、戻し方、連絡先、変更の記録です。パスワードは書きません。
• 手順は 1 手順 1 操作で、ボタン名は自社の画面の表記どおりに書き、操作ごとに確認することを添えます。
• 承認の流れは更新の種類で重さを変え、WordPress の権限グループやレビュー待ちの状態を使うと運用がそろいます。
• マニュアルは最新版を 1 か所に置き、WordPress の更新や担当の交代のたびに見直します。